0.4 Overhead

Toelichting

Over head
Conform het Besluit Begroting en Verantwoording worden alle gemeentelijke lasten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de primaire processen hier begroot en verantwoord. In voorgaande jaren betrof dit vooral de gemeentelijke bijdrage aan de werkorganisatie Duivenvoorde tezamen met de kosten voor de huisvesting, tractie en facilitaire kosten van de eigen gemeentelijke organisatie. De volgende kosten vallen onder overhead:

• leidinggevenden in het primair proces (hiërarchisch);
• financiën, toezicht en controle op de eigen organisatie;
• personeel & organisatie/HRM;
• inkoop, inclusief aanbesteding en contractmanagement;
• interne en externe communicatie met uitzondering van klantcommunicatie;
• bestuurszaken en bestuursondersteuning;
• informatievoorziening en automatisering (ICT);
• facilitaire zaken en huisvesting (eigen personeel);
• documentatie en informatieverstrekking (DIV), inclusief expertiseontwikkeling en advies over de procesinrichting;
• managementondersteuning in het primair proces.

Doordat Voorschoten sinds september 2021 over haar eigen ambtelijke organisatie beschikt is het eenvoudiger om personele lasten te koppelen aan bepaalde taakvelden. Bij de Begroting 2022 werd al aangekondigd dat dit kan leiden tot een verschuiving van lasten, doordat bepaalde lasten die voorheen als overhead werden gelabeld te koppelen zijn aan taakvelden.

Geactualiseerde kostenverdeling salarislasten
In het begrotingsproces 2023 is de doorbelasting van de salarislasten van de vaste formatie opnieuw beoordeeld. In 2022 heeft een extern adviesbureau een benchmark onderzoek verricht naar de kosten en formatie van de gemeente Voorschoten. Bij dit onderzoek zijn alle personeelsfuncties toebedeeld aan clusters. Deze clusters zijn vergelijkbaar met de taakveldstructuur van onze programma’s. Dit onderzoek is als uitgangspunt genomen voor de geactualiseerde kostenverdeling. De nieuwe verdeling heeft geen effect op het begrotingssaldo, maar leidt wel tot een lastenverschuiving tussen de programma’s.
In de begroting wordt een bedrag van ca. € 10,8 miljoen doorbelast vanuit het taakveld overhead naar andere taakvelden. Dat is een stijging van € 2,1 miljoen ten opzichte van de begroting 2022.
Een deel van deze stijging wordt verklaard door de toegenomen kosten (€ 922.000). De in de kadernota opgenomen doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie (€ 257.000) en gevolgen CAO gemeenteambtenaren (€ 486.000) zorgen voor een stijging van de begrote salarislasten. Daarnaast is geconstateerd dat overige personeelslasten (€ 179.000)  (zoals onregelmatigheidstoeslagen en gratificaties) in eerdere begrotingen ten onrechte niet aan de taakvelden werden doorbelast. Dat is in deze begroting hersteld.
De overige € 1,2 miljoen betreft een verschuiving van overheadtaken naar primaire taken. Uit het onderzoek is gebleken dat een groter deel van de personeelsinzet valt toe te rekenen aan de primaire taken. In de begroting 2022 waren deze verantwoord onder overhead.

Gevolgen voor de tarieven
De geactualiseerde verdeling heeft wel een direct effect op de lokale belastingen, zoals riool- en afvalstoffenheffing. Bij taakveld 7.2 (Riolering) stijgt de doorbelasting met ca. € 29.000 en bij taakveld 7.3 (Afval) met ca. € 129.000. Het betreft hier zogeheten gesloten systemen en om te zorgen voor volledige kostendekkendheid van deze heffingen zal dit leiden tot een stijging in het tarief.

Basis op orde, Kwaliteit en Huisvesting
We zijn op dit moment al een jaar bezig met een eigen Voorschotense organisatie. Tijdens dat jaar hebben we slagen gemaakt om onze basis verder op orde te krijgen. Zo zijn we bezig met onze werkprocessen beter in kaart te brengen en procedures vast te leggen. Daarnaast werken we aan serviceverbetering, verbetering van telefonische bereikbaarheid en een verbeterde website. We werken zoveel mogelijk van buiten naar binnen en betrekken inwoners bij het maken van beleid. Bij een goede basis hoort een goede (inspirerende) werkplek/huisvesting. Op dit moment worden er Oekraïense ontheemden opgevangen in het gemeentehuis, daardoor zijn er minder werkplekken beschikbaar. Dat vraagt om flexibiliteit van de medewerkers en er moet meer worden thuisgewerkt.

Zorg voor onze mensen
De mensen maken de Voorschotense organisatie, daarom zijn we zuinig op onze mensen en zorgen we voor een goed “onboarding-programma” voor nieuwe medewerkers en zorgen we dat medewerkers prettig kunnen werken en het naar de zin hebben. Ook zorgen we dat er voor medewerkers goede arbeidsvoorwaarden zijn. Flexibiliteit en daarnaast resultaten vinden we belangrijk. Nu het weer mogelijk is willen we elkaar ook meer fysiek ontmoeten en zorgen voor een soepele organisatie met korte lijnen, waar ook onderlinge gezelligheid hoog in het vaandel staat. We werken opgavegericht “van buiten naar binnen” de inwoners willen we nog meer dan dat we al doen betrekken bij onze opgaven en ambities.

Krappe arbeidsmarkt
Er is sprake van een krappe arbeidsmarkt, maar we willen wel dat er goede mensen bij ons werken. Daarom is het belangrijk om te laten weten dat wij een aantrekkelijke en leuke organisatie zijn om voor te werken en dat je als medewerker een bijdrage levert aan een schitterende gemeente. We zetten daarom in op goede arbeidscommunicatie en de werving voor vacatures is in volle gang via de website www.voorschoten.nl . Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt vinden we het belangrijk dat de kwaliteit hoog blijft, er zijn desalniettemin een aantal vakbekwame nieuwe medewerkers binnen onze gemeente gestart.

Informatiemanagement, informatiebeveiliging en Wet Open Overheid
De laatste jaren wordt informatiemanagement en informatiebeveiliging steeds belangrijker voor gemeenten. Wijzigende omgevingsfactoren, zoals privacywetgeving, toenemende cyberdreiging, maar ook de komst van nieuwe wetten en taken, zoals de Wet Open Overheid en de Omgevingswet stellen steeds hogere eisen aan de informatiehuishouding en optimale beveiliging hiervan. Om de extra taken die op gemeenten afkomen op ICT-gebied goed te kunnen behandelen is versterking nodig op het gebied van informatiemanagement en informatiebeveiliging. Hier wordt uitvoering aan gegeven binnen de dienstverleningsovereenkomst met Wassenaar. Bij de kadernota is structureel € 384.000 extra geraamd. Dit is inclusief de loonontwikkeling vanwege de huidige CAO.

Nu blijkt dat het tevens noodzakelijk is dat er versneld extra security capaciteit aan de huidige capaciteit wordt toegevoegd om de netwerkbeveiliging tot een bij de huidige tijd passend aanvaardbaar niveau te brengen en te houden. Daarnaast is sprake van additionele onderhoudslasten voor beveiligingsmiddelen. Dit is nodig voor onder andere de vervanging van hardware en de aanschaf en het beheer van nieuwe software. Denk aan toegangstechnologie zowel fysiek als online. In totaal bedraagt het structureel € 111.000.